Finans yazılımlarını seçerken dikkat edilmesi gerekenler nelerdir?
Çok sayıda işletme sahibi, yöneticisi veya girişimcisi gerçekten finans alanında çalışmayı sever. Muhasebeci olmadığınız sürece, muhtemelen sıklıkla göz ardı etmeyi denediğiniz bir işletme yönetimi yönüdür. Kaldı ki, günümüzde muhasebeci olan ve bu işle uğraşan kimseler dâhi, işini sevmeyebilir. Ancak tüm işletmelerin veya kurumların mali konularda dikkatli davranması önemlidir. İşletmenizin muhasebe ve finans tarafında meydana gelen ufak fakat önemli ayrıntılar olabilir. Peki, teknoloji bu tüm önemli süreci yönetmenize nasıl yardımcı olabilir? Nasıl bir yazılım veya finans programı tercih etmelisiniz?
Kendinize sormanız gereken ilk soru, yerel mi yoksa uzaktan erişim sağlayabildiğiniz bir yazılım tercih edeceğiniz olmalıdır. Normal şartlarda, bir yazılım alınıp işletmelerdeki bilgisayarlara kurulumu gerçekleştirilmekteydi. Bu sizin için iyi bir seçenek gibi gözükse de, daha güçlü özelliklere sahip farklı hizmetlerden yararlanabilirsiniz. Günümüzün popüler seçeneği, uzaktan erişim sağlanabilen ve yazılımı satın almadan aylık abonelik ödemeler içeren (kiralama) bir bulut tabanlı (web tabanlı) finans yazılımından faydalanmaktır. Web tabanlı bir finans yazılımının bazı büyük avantajları şunlardır:
- Daha ekonomiktirler
- Sürekli güncellenirler
- Daha iyi teknik destek sağlanır
- Herhangi bir bilgisayardan veya mobilden erişim sağlanabilir
- Diğer servislerle (yazılımlarla veya modüllerle) entegredirler
Sadece faturalarınızın idaresini gerçekleştirebileceğiniz veya size kâr sağlayacak basit bir platformdan daha ötesini düşünmelisiniz. Kullandığınız mevcut yazılımların, finans yazılımlarıyla entegre edilip edilmeyeceğini bir düşünün. Örneğin; çevrimiçi bankacılığı kullanıyorsanız, finans programınız işlemleri otomatik olarak indirmek veya gerçekleştirmek için banka hesabınızla entegre olabilir. Bütün modülleri veya hesaplarınızı CRM veya Satın Alma Yazılımları ile entegre edebilirsiniz.
Nelere İhtiyacınız Var?
Yazılıma bakmadan önce yapmanız gereken en önemli şey, aslında ne istediğinize karar vermektir. Aradığınız özellikleri bilmiyorsanız seçeneklerinizi kolayca karşılaştıramazsınız. Aranacak tipik özellikler arasında şunlar olabilir:
- Stok takibi / stok kontrolü
- Fatura yaratma ve gönderme becerisi
- Kredi izleme / ödeme hatırlatıcıları
- Bütçeleme ve finansal tahminler
- Finansal raporlama ve analiz
Nakit akışınızı günlük olarak takip edebileceğiniz ve muhasebe işlemleri arasındaki farklılıkları düzeltebileceğiniz bir yazılım tercih edebilirsiniz. Tahsilat takibinizi kolaylıkla takip edebileceğiniz bir sistem kurmanıza izin veren modüllere sahip yazılımlar tercih ederek, iş yükünüzü azaltabilirsiniz. Anlık kontrollerle alacaklı/borçlu cari hesaplarını kontrol altında tutabilirsiniz.
