Kalite Yönetim Sistemleri (KYS) başlığı altında KYS'de yaygın olarak kullanılan ve gerekli olan formları sizin için listeledik. Bu formlar, bir kuruluşun kalite yönetim sisteminin etkinliğini ve uygunluğunu göstermek için kritik öneme sahiptir.
Bir kalite belgelendirme yazılımında bulunması gereken temel kayıt formları genellikle ISO 9001 gibi standartların gerekliliklerini karşılamaya yöneliktir. İşte bu kapsamda değerlendirilebilecek başlıca form kategorileri ve örnekleri:
1. Doküman ve Kayıt Kontrolü ile İlgili Formlar:
- Doküman Talep ve Dağıtım Formu: Yeni doküman yayınlama, revizyon veya iptal talepleri ve bunların kontrollü dağıtımının kaydı.
- Dış Kaynaklı Doküman Takip Formu: Kuruluş dışından gelen standart, şartname, müşteri dokümanı gibi belgelerin takibi.
- Kayıtların Saklanması ve İmhası Formu: Kayıtların saklama süreleri, yerleri ve imha yöntemlerinin belirlendiği ve uygulandığı kayıtlar.
2. İç Tetkik ve Dış Tetkik Kayıtları:
- Yıllık İç Tetkik Planı Formu: Yıl içinde yapılacak iç tetkiklerin planlandığı form.
- İç Tetkik Soru Listesi Formu: Tetkik sırasında kullanılacak kontrol sorularını içeren form.
- İç Tetkik Raporu Formu: Tetkik bulgularını, uygunsuzlukları ve gözlemleri içeren rapor.
- İç Tetkik Uygunsuzluk Takip Formu: Tespit edilen uygunsuzlukların kapatılma süreçlerinin takibi.
- Dış Tetkik Kayıtları: Belgelendirme veya müşteri tetkiklerine ait planlar, raporlar ve uygunsuzlukların takibi.
3. Düzeltici ve Önleyici Faaliyetler (DÖF) / İyileştirme Faaliyetleri Kayıtları:
- Düzeltici Faaliyet Talep Formu (Uygunsuzluk Raporu): Tespit edilen bir uygunsuzluğun tanımı, kök neden analizi, planlanan düzeltici faaliyetler ve sorumluların belirlendiği form.
- Önleyici Faaliyet Talep Formu: Potansiyel bir uygunsuzluğun veya riskin önlenmesi için başlatılan faaliyetlerin kaydı.
- Düzeltici/Önleyici Faaliyet Takip ve Kapatma Formu: Başlatılan DÖF'lerin ilerlemesinin ve etkinliğinin doğrulanarak kapatılmasının kaydı.
- İyileştirme Öneri Formu: Çalışanlardan veya ilgili taraflardan gelen iyileştirme önerilerinin toplandığı ve değerlendirildiği form.
4. Yönetimin Gözden Geçirmesi (YGG) Kayıtları:
- Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Gündemi Formu: YGG toplantısının gündem maddelerini belirten form.
- Yönetimin Gözden Geçirmesi Toplantı Tutanağı/Raporu: Toplantıda görüşülen konular, alınan kararlar, belirlenen aksiyonlar ve sorumluların kaydedildiği form.
- YGG Kararları Takip Formu: YGG toplantısında alınan kararların uygulanma durumunun takibi.
5. Ekipman, Ölçüm ve İzleme Cihazları Kayıtları:
- Ekipman Listesi ve Tanımlama Formu: Kuruluştaki tüm kritik ekipmanların listesi, kimlik bilgileri ve durumları.
- Kalibrasyon Takip Planı ve Kayıt Formu: Ölçüm cihazlarının kalibrasyon planları, yapılan kalibrasyonların sonuçları, tarihleri ve bir sonraki kalibrasyon tarihlerinin kaydı.
- Bakım Planı ve Kayıt Formu: Ekipmanların periyodik bakım planları ve yapılan bakımların detaylarının kaydedildiği form (arızi bakım kayıtları da dahil).
- Doğrulama Kayıt Formu: Ölçüm sistemlerinin veya proseslerin doğrulanması için yapılan test ve kontrollerin kayıtları.
6. İnsan Kaynakları ve Eğitim Kayıtları:
- Personel Yetkinlik Matrisi/Değerlendirme Formu: Çalışanların pozisyonlarına göre sahip olmaları gereken yetkinlikler ve mevcut durumlarının değerlendirilmesi.
- Eğitim İhtiyaç Analizi Formu: Çalışanların eğitim ihtiyaçlarının belirlendiği form.
- Yıllık Eğitim Planı Formu: Planlanan eğitimlerin listesi, tarihleri ve katılımcıları.
- Eğitim Katılım Formu ve Değerlendirme Kayıtları: Verilen eğitimlere katılanların listesi ve eğitimin etkinliğinin değerlendirilmesine yönelik kayıtlar.
- Oryantasyon Eğitimi Kayıt Formu: İşe yeni başlayan personele verilen uyum eğitimlerinin kaydı.
7. Satın Alma ve Tedarikçi Yönetimi Kayıtları:
- Onaylı Tedarikçi Listesi Formu: Kuruluşun çalıştığı onaylanmış tedarikçilerin listesi.
- Tedarikçi Değerlendirme ve Seçme Formu: Yeni tedarikçilerin seçimi veya mevcut tedarikçilerin periyodik performans değerlendirmelerinin kayıtları.
- Satın Alma Talep Formu: Departmanlardan gelen malzeme veya hizmet taleplerinin kaydedildiği form.
- Girdi Kontrol Kayıt Formu: Satın alınan ürün veya hizmetlerin kalite standartlarına uygunluğunun kontrol edildiği kayıtlar.
8. Müşteri ile İlgili Süreçlerin Kayıtları:
- Müşteri Şikayetleri ve Geri Bildirimleri Kayıt Formu: Müşterilerden gelen şikayetlerin, önerilerin ve memnuniyet/memnuniyetsizlik bildirimlerinin kaydedildiği ve takip edildiği form.
- Müşteri Mülkiyeti Takip Formu: Müşteriye ait olan ve kuruluşun kontrolü altında bulunan malzeme, ekipman veya bilgilerin takibi.
- Sipariş/Sözleşme Gözden Geçirme Formu: Müşteri taleplerinin ve sözleşme şartlarının kuruluş tarafından karşılanabilirliğinin değerlendirildiği kayıtlar.
9. Ürün ve Hizmet Gerçekleştirme Kayıtları:
- Üretim/Hizmet Sunum Planı Formu: Ürünlerin üretimi veya hizmetlerin sunumu için yapılan planlamaların kaydı.
- Proses Kontrol Kayıt Formları: Üretim veya hizmet sunum aşamalarındaki kritik parametrelerin izlendiği ve kaydedildiği formlar (örn: sıcaklık, basınç, süre vb.).
- Ürün/Hizmet Uygunsuzluk Kayıt Formu (İç Hata Bildirim Formu): Üretim sırasında veya hizmet sunumunda tespit edilen standart dışı ürün veya hizmetlerin kaydedildiği, değerlendirildiği ve nasıl ele alınacağının (tamir, yeniden işleme, hurda vb.) belirlendiği form.
- Serbest Bırakma Kayıtları: Ürünün veya hizmetin müşteriye sunulmadan önce son kontrollerinin yapıldığına ve uygun olduğuna dair kayıtlar.
- İzlenebilirlik Kayıtları: Ürünün veya hizmetin geriye dönük olarak tüm aşamalarının ve kullanılan girdilerin takip edilebilmesini sağlayan kayıtlar (parti no, seri no vb.).
10. Risk ve Fırsat Değerlendirme Kayıtları:
- Risk ve Fırsat Değerlendirme Formu: KYS süreçleriyle ilgili risklerin ve fırsatların tanımlandığı, analiz edildiği, değerlendirildiği ve bunlara yönelik aksiyonların planlandığı form.
- Risk ve Fırsat İzleme ve Gözden Geçirme Formu: Tanımlanan risk ve fırsatların durumu ile alınan aksiyonların etkinliğinin izlendiği ve periyodik olarak gözden geçirildiği kayıtlar.
11. Diğer Potansiyel Formlar:
- Toplantı Tutanakları Formu: KYS ile ilgili yapılan çeşitli toplantıların (kalite çemberi, proje toplantıları vb.) kayıtları.
- Değişiklik Yönetimi Talep ve Onay Formu: KYS'yi etkileyebilecek herhangi bir değişiklik (proses, doküman, ekipman vb.) için talep, değerlendirme ve onay süreçlerinin kaydı.
- Veri Analizi ve Performans İzleme Raporları Formu: KYS performans göstergelerinin (KPI) toplanan verilerle analiz edildiği ve raporlandığı formlar.
Önemli Notlar:
- Bu liste genel bir çerçeve sunmaktadır. Kuruluşunuzun büyüklüğüne, karmaşıklığına, sektöre ve uyguladığı spesifik kalite standartlarına (örneğin ISO 13485, AS9100 vb.) göre bu formların bazıları gerekmeyebilir veya ek formlara ihtiyaç duyulabilir.
- Yazılımınızda bu formların dijital olarak oluşturulması, doldurulması, onaylanması, dağıtılması, saklanması ve gerektiğinde kolayca erişilebilir olması önemlidir.
- Formların versiyon kontrolü ve yetkilendirme gibi özellikler de bu süreçleri yazılımlara taşımak istediğinizde sistemin kullanışlılığını artıracaktır.
