Tahsilat takibi nedir?
İş hayatı içinde birçok zorluğu barındırır. Ticaret işin en zorlu tarafını oluşturur. Bir ürünün veya hizmetin sağlayıcısı tarafındaysanız, bütün sürecin takibini iyi bir şekilde gerçekleştirmeniz gerekir. Alacak tahsilatları da bunun bir parçasıdır. Geciken ödemeler, her işletmenin er ya da geç karşılaşacağı istenmeyen durumlardan bir tanesidir. Alacak hesapları, müşterilerin veya müşteri hesaplarının vadesi geldiğinde veya vadesi dolduğunda ödeme yapılmaması durumunda, alacaklar tahsilatını içerir.
Herkes, faturalarını zamanında öderse, bu çok hoş olacaktır fakat unutmayın ki burası gerçek dünya.
- Bazı müşterilerin ahlâki ve etik değerleri bulunuyorken, bazıları buna sahip değildir.
- Bazı müşteriler, evrak işlerinde oldukça dağınıktır.
- Bazı müşterilerin parası olmayabilir, çünkü birincisi faturanızı ödemek için bütçe ayırmamış olabilir, ikincisi müşterileri tarafında ödeme almamış olabilir.
Bununla birlikte, artık harekete geçmeye ve alacak tahsilat prosedürlerine başlamak için hesap açmaya ihtiyacınız bulunuyor. Bu da sizi şu üç adıma götürecektir;
- Müşteri ile irtibata geçmeye ve ödemesi gerçekleşmeyen durumların takibini yapmanız,
- Müşteri hesabının birkaç hafta ya da ayda ödemesine izin verilmesi (süre tanınması),
- Faiz hesaplamanız.
Herhangi bir kredi politikasında olduğu gibi, tahsilat uygulamalarında da esnek davranmanız faydalı olacaktır. Ancak, şirketinizin ödemesine dair verilen sürenin zamanlamasını ve türünü özetleyen bir politika veya prosedür oluşturulmalıdır. Bu eylem matrisi, kuralların belirlenmesinde oldukça yardımcı olacaktır. Örneğin;
- 5 ve 10 gün arası gecikmeler için bildiri gönderebilir ve mektupla uyarı gerçekleştirebilirsiniz.
- 11 ve 20 gün aralığında ikinci bir telefon görüşmesi yapabilir ve mevcut olan veya yeni satın alma siparişlerini izleyebilirsiniz.
- 21 ve 30 günlük bir zaman aralığını içeren gecikmeler için ikinci suç mektubunu gönderebilir ve üçüncü bir arama yapabilirsiniz. 1 ve 1.5 aylık gecikmelerde, müşteri tarafından gelen ve mevcut tüm yeni satın alma siparişlerini bekletebilirsiniz.
- 1.5 ve 2 ay kadar süren gecikmelerde nihai ödeme talebi mektubu gönderebilirsiniz ve dördüncü çağrıyı gerçekleştirebilirsiniz.
- 61 günden daha fazla süren gecikmelerde müşterinin hesabına dair işlemleri durdurabilir ve bunları bildirebilirsiniz.
Tahsilat Takibini Hızlandıracak ve Kolaylaştıracak Yazılımlar
Finans yazılımları, tahsilat takibinizi gerçekleştirmenizde önemli ölçüde fayda sağlarlar. Kiralık ve yükleme gerektirmeyen yazılımlarla, çeşitli risklerin önüne geçebilirsiniz. Gelişmiş yazılım modülleri ile nakit akışınızın takibini yapabilir, çek senet takibi yapabilir, bütçe öngörüsü oluşturabilir, tahsilat takibi yapabilir, banka kasa takibi yapabilir ve alacaklı borçlu cari takibi gibi birçok süreci kolaylıkla yönetebilirsiniz.
Web tabanlı sistemler sayesinde, internetinizin olduğu her yerde bu takip süreçlerini kolaylaştıran modüllere erişim sağlayabilirsiniz. Kiralık yazılımlar olması, maliyet harcamalarını da düşürecektir ve Türkçe desteği ile daha anlaşılabilir bir dille, yazılımlardan faydalanabilirsiniz.
Tahsilat takibi için kendi sisteminizi kurabilir ve belirlediğiniz aralıklarda müşterilerinize bilgilendirme yapabilirsiniz. Süreci otomatikleştiren bu sistem ile borçlu müşteri sayınızı en aza indirgeyebilirsiniz. Anlık kontroller gerçekleştirebilir ve işletmenizi agresif ödeme süreçlerinden kurtarabilirsiniz.
