Başarınızı Kolaylaştırın: Tedarikten Ödemeye Döngüsünü Optimize Etmek İçin Adım Adım Rehber

Bir şirketin performansı, çözünürlüğünün ne kadar sorunsuz ve verimli performansına bağlıdır.

Satın alma dünyasında bu, Tedarikten Ödemeye (Procure-to-Pay veya P2P) ürünlerinin ne kadar optimize edildiği anlamına gelir.

Bu döngü, bir ihtiyacın belirlenmesinden tedarikçiye ödeme yapılmasına kadar olan tüm yolculuğu kapsar.

Ancak bu yolculuklar genellikle engebeli ve dolambaçlıdır.

 

Kopuk Halkalar: Verimsiz Bir P2P Döngüsünün Yarattığı Sürtünme

Birçok organizasyondaki temel sorun, P2P'nin birbirinden kopuk halkalardan oluşan bir zincir gibi bulunmasıdır.

Satın alma, finans, depo ve talepte bulunan departmanların her biri, farklı sistemler veya manuel fonksiyonları kullanarak bu zincirin bir halkasını yönetir.

Bilgiler, e-postalar ve elektronik tablolar arasında yer alıyor.

Manuel veri girişi, kaçınılmaz olarak hatalara yol açar.

Onaylar, kimin sorumlu olduğu belirsiz olduğu için haftalarca bekleyebilir.

Bu parçalanmış yapı, tüm süre boyunca sürekli bir şekilde değişir, onu yavaş, şeffaf ve şeffaflıktan uzak hale getirir.

 

Sadece Yavaş Değil, Pahalı: Zayıf P2P'nin Gerçek Maliyeti

Bu bedelin bedeli, sadece hayal edilmek ve saklanan zamandan ibaret değildir.

Önde gelen analiz firmalarının yaptığı araştırmalara göre, otomasyon olmadan tek bir faturayı işlemenin maliyeti 15 doları aşabilirken, yüksek otomasyona sahip şirketler bu maliyeti 3 dolardan düşürebilir.

Bu, binlerce fatura yazan bir şirket için yüzbinlerce parçanın farklı bir anlamı gelir.

Bu maliyetin ötesinde:

• Nakit Akışı Bozulur: Geciken fatura onayları, erken ödeme indirimlerinin kaçırılmasına ve geç ödemelerin ceza limitine neden olur.

• Tedarikçi İlişkileri Zarar Görür: Geç ve sorunlu ödemeler, en iyi tedarikçilerinizle olan ilişkilerinizi yıpratır ve görünürlük gücünüzü artırır.

• Operasyonel Verimlilik Düşer: Çalışanlar, katma değerli işler yapmak yerine, kayıp belgeleri belgelemek, onaylarını takip etmek ve hatalarını düzeltmek için değerli çaba harcarlar.

• Görünürlük Kaybolur: Kimse şirketin anlık borçları veya harcama taahhütleri hakkında net bir fikri yoktur, bu da finansal planlamayı bir kabusa çevirir.

 

Uçtan Uca Verimlilik: P2P Döngüsünü Optimize Etmek İçin 5 Stratejik Adım

Bu kopuk halkaları birleştirerek ve büyüklüklerini ortadan kaldırarak P2P döngüsününüzü bir maliyet israfından bir verimlilik motoruna dönüştürebilirsiniz.

Bu, onun adım adım analizini ve teknolojiden yararlanarak uçtan uca bir gelir sağlamayı gerektirir.

Döngünüzü iyileştirme ve başarınızı garantilemek için izlemeniz gereken 5 adım.

 

Tedarikten Ödemeye (P2P) konusu nedir?

Tedarikten Ödemeye (P2P) konusu, bir mal veya hizmete yönelik fiyatın belirlenmesiyle başlayan ve bu mal veya hizmet için tedarikçiye ödeme yapılmasıyla sona eren entegre bir listelenir.

Bu döngü; talep oluşturma, onay, satın alma talimatı (PO), mal kabulü, fatura işleme ve ödeme gibi tüm adımları içerir.

Etkili bir P2P konusu, harcamalar üzerinde tam kontrol ve görünüm sağlar.

 

1. Adım: Talep ve Onay Süreçlerinin Kolaylaştırılması

Döngünün başlangıcı olan talep süreci, genellikle en kaotik olanıdır.

Kullanıcı dostu ve standartlaştırılmış formların oluşmasını sağlamak için çalışanların ihtiyaçlarını doğru ve eksiksiz bir şekilde belirtmelerini sağlayın.

Onay iş akışlarını otomatikleştirir.

Değer tabanlı kuralları belirleyerek düşük eklemelerin hızla onaylanmasını ve büyük alımların doğru yöneticilere yönlendirilmesini sağlayın.

Mobil uyumlu onaylar, oranların ofis dışında bile süreci hızlandırmasına olanak tanır.

 

2. Adım: Sipariş Yönetimini Standartlaştırmanın

Onaylanmış bir talepten otomatik olarak Satın Alma Siparişi (PO) alımını sağlayın.

Bu, manuel veri giriş hatalarını ortadan kaldırır ve tüm alımların resmi bir belgeye dayanmasını garanti eder.

Tüm siparişlerin merkezi bir sistem üzerinden, hem satın alma ekibine hem de süreçte tam bir görünüm sunar.

 

3. Adım: Teslim Alma ve Mal Kabulünü Basitleştirin

Mal veya hizmet sunumunu gerçekleştiren, bu sistem sistemleri hızlı ve kolay bir şekilde girilmesi kritik bilgisayarlara sahiptir.

Mobil cihazlar aracılığıyla veya basit bir portal üzerinden mal kabulünün sağlanması sürecini basitleştirin.

Bu adım, faturanın doğrulanması ve ödemenin zamanında yapılması için temel bir ön koşuldur.

 

4. Adım: Fatura Yönetimini Otomatikleştirin

Faturanın işlenmesi, P2P teknolojisindeki en ödeme ve zaman alıcılardan adımlardan biridir.

OCR (Optik Karakter Tanıma) teknolojisi ile kağıt veya PDF faturaları otomatik olarak dijital olarak dönüştürülür.

Sistemin, faturayı ilgili satın alma siparişi ve mal kabul belgesiyle otomatik olarak karşılaştırmasını sağlayın.

 

3 yönlü eşleştirme (3 yönlü eşleştirme) nedir ve neden önemlidir?

3 yönlü eşleştirme; Fatura, satın alma siparişi ve mal kabul belgesi olmak üzere üç belgenin parçalarının eşleştirilmesi sürecidir.

Bu, sipariş edilenle teslim edilen ve fatura alınanın aynı olduğundan emin olmak için yapılan bir kontrol parçalarıdır.

Bu süreç, hatalı veya fazla ödemeler, dolandırıcılık ve fatura sızıntılarını önlediği için hayati öneme sahiptir.

Otomasyon, bu eşleştirmeyi saniyeler içinde yaparak süreci inanılmaz derecede verimli hale getirir.

 

5. Adım: Ödeme Süreçlerini Entegre Edin

Fatura onaylandıktan sonra ödeme sürecinin sorunsuz işlenmesi gerekir.

P2P sisteminizi, finans veya muhasebe (ERP) sisteminizle entegre edin.

Bu entegrasyon, onaylı faturaların doğrudan ödeme parçalarının hazırlanmasını sağlar.

Bu, hem ödemelerin zamanında bitmesini garanti eder, hem de erken ödeme indirimlerinden yararlanma fırsatı yaratır.

 

P2P otomasyonunun faydaları nelerdir?

P2P otomasyonu, maliyetlerin düşürülmesinin ve verimliliğin arttırılmasının ötesinde birçok fayda sağlar.

Harcamalar üzerinde tam görünüm ve kontrol sunar.

Manuel hataların ortadan kaldırılmasının doğruluğunu arttırır.

Döngü sürelerini günlerden saatlere indirir.

Çalışanların yeniden görevlere odaklanmasını sağlar ve tedarikçinin özelliklerini iyileştirmeyi sağlar.

Kısacası, otomasyon, tüm satın alma işlevi daha indirgeyip taşır.

 

Sonuç: Sürtünmesiz Satın Alma, Stratejik Bir Varlığa Dönüşüm

Tedarikten ödemeye devam etmeyi optimize etmek, yalnızca bir sürecin belirtilerinden daha fazlasıdır.

Bu, şirketin nakit kârlılığını, kârlılığını ve herkesin toplu haldeki dağıtımlarını doğrudan bir hamledir.

Kopuk halkalarını birleştirdiğinizde ve para birimlerini ortadan kaldırdığınızda, satın alma departmanını yavaş ve büyük bir maliyet dağılımın, şirket kaydını hızlandırıp değerli bir derleme varlığa sahip olursunuz.