Satınalma operasyonları, işinizin önemli bir parçasıdır. Rekabetçi dünyanın ayakta kalanı olabilmek için paranızı en iyi şekilde kullanmanız gerekir. Paranızı iyi bir şekilde yönetmek ve daha verimli satınalma işlemleri gerçekleştirebilmeniz içinse düzenli olarak analiz gerçekleştirebilir ve çeşitli raporlamalar ile işinizin takibini yapabilirsiniz. Satın alma analizi, satın alma departmanınızda neler olup bittiğini, satın alma stratejisini sürdürülüp sürdürülmediğini kontrol etmenizi sağlar. Aynı zamanda, stokların optimum seviyede tutulup tutulmadığını da gözlemleyebilirsiniz. Tedarik süreciyle ilgili olaraksa, en iyi tedarikçinin seçilip seçilmediğini, fiyat ve şartların ne derece avantajlı olduğunu incelemenize olanak tanır. Şirketinizin büyüklüğüne aldırmaksızın maliyetlerin ve stokların analiz edilmesi ve takibinin gerçekleştirilmesi gerekir. Karmaşıklaşan satın alma operasyonlarında; teslimat süreleri, büyük harcamalar ve artan tedarikçiler analizi zorlaştırır. Bu analizler için çeşitli raporlar veya raporlamalar işinize yaracaktır. Bu raporlar; Maliyet, Envanter, Tedarikçi, Teslim Süresi, Serbest Harcamalar raporlarıdır.
Maliyet Raporu
Maliyet raporlarında bakacağınız ilk şey, malları satın almanın gerçek maliyetleri olacaktır. Teslimat, kullanım ve depolama için yapılan maliyetler de rapora dahil olan diğer unsurlardır. Ödemeler konusunda farklı stratejiler gerçekleştirmeniz gereken tedarikçileriniz olabilir. Özellikle lojistik konusunda daha fazla iş gücüne ihtiyaç duyuyor olabilirsiniz. Bu tarz siparişlerde daha fazla para ödemeniz gerekmişse, gerçek maliyetleriniz ürün ve hizmetlerin maliyetinden daha fazla olacaktır. Stokta fazla ürün var ise bunların depolama maliyetlerinin de rapora dahil edilmesi gerekir. Yapılan detaylı bir analiz ve raporlama, herhangi bir tedarikçiden yapacağınız tahmini toplam satın alma maliyetinizi belirleme konusunda size yardımcı olur.
Envanter Raporu
Kalemlerin depolanması gibi maliyetlerin yanı sıra, satılmaya ve üretilmeye hazır kalemlere sahip olma veya olmama durumuna ilişkin raporlamalardır. Mevcut envanteriniz üzerinde doğru analizler gerçekleştirerek bunu raporlar üzerinden inceleyebilir ve gelecekte yapılacak satın almalarda en uygun envanter seviyesine ulaşabilirsiniz. Boşta olan insanların ve makinelerin verilerini tutabilir ve Just in Time tekniği ile envanter yönetiminizi bu raporlamalar ile kolaylaştırabilirsiniz.
Tedarikçi Raporu
Çok fazla sayıda tedarikçiye sahipseniz, size kimlerin ürün tedarik ettiğini takip ve analiz edebileceğiniz raporlar işinize yarayacaktır. Birden fazla tedarikçiyi değerlendirebileceğiniz bu raporlarda, karşılaştırmalar yapabilir ve daha iyi şartlar/fiyatlar elde edebilirsiniz.
Serbest Harcamalar Raporu
Uygun olmayan veya genellikle satın aldığınızdan daha yüksek kalitede veya daha düşük kalitede ürünler sipariş edilebilir. Öte yandan, bir ürünün daha ucuz olması durumunda, başka bir tedarikçiden satın alma durumu da olabilir. Tüm satınalma talepleriniz ve geçici satın alımlarınız için hazırlanan bu raporlar, olması gerekenden daha pahalıya mal olabilecek bu harcamaları tanımlamaya yarar.
Teslim Süresi Raporu
Teslim süreleri, büyük şirketler için sıkıntılı bir süreçtir. Bazı durumlarda belirlenen sürenin dışına çıkılabilir ve bu durum büyük satın alımlarda önemli olabilir. Çok hızlı bir şekilde ödenmesi gereken teslimatlar, nakit akışı konusunda sizi zorlayabilir. Büyük mallar, aynı zamanda büyük depolama alanlarına ihtiyaç duyar. Bazı ürünlerin, ekstrem olarak ihtiyaç duyabileceği alanlar gerekebilir. Örneğin dondurucu alanlar gerekebilir. Bu yüzden hem şirket envanterinin hem de teslim sürelerinin ayrıntılı bir şekilde raporlanarak analiz edilmesi gerekir.
Satınalma yöneticilerinin bakması gereken 5 rapor, işletmenizin daha iyi bir analiz ve gözlem gücüne kavuşmasına yardımcı olacaktır. Böylece, olası risklerin önüne geçerek farklı önlemler alınabilir. Analiz ve raporlama sürecini daha iyi yönetebilmek içinse dijital dünyanın ve teknolojinin gücünden faydalanmak yararlı olacaktır. YoneTeam satın alma yazılımı, işletmenizin satın alma birimlerinde ihtiyaç duyduğu raporlamaları yapmanıza olanak tanır ve tek bir ekran üzerinden oldukça kolay bir kullanım sağlar. Siz de, satınalma gücünüzü YoneTeam ile arttırabilirsiniz.
