Satın alma, doğru kalitede ve doğru miktarda olduğu kadar doğru zamanda ve doğru kaynaktan da makul fiyatlara malzeme ve hizmet edinmeyi içerir. Satınalma stratejilerini geliştirmek ve denetimleri daha kolay bir şekilde yapabilmek için satın alma departmanlarının ayrı bir birim olarak kurulması gerekir. Satınalma departmanı, malzemelerin kalitesini, fiyatını ve zammını belirleyen birimdir. Hem kaliteyi korumak, hem de maliyetleri azaltmaya yönelik stratejiler bu birim tarafından oluşturulmalıdır. Malzeme kontrolünün ve yönetiminin iyi bir şekilde yapılması gerekir.
Satınalımlar için ihtiyaçlarınızı karşılayacak büyüklükte bir tedarikçi ile anlaşmanız gerekir. Tedarikle ilgili prosedürlerin iyi bir şekilde takip edilmesi gereklidir. Satınalma denetimi nedir? Satınalma denetimi, olası risk değerlendirmeleri ve tüm tedarik işlemlerini ve bu işlemlerin uzun vadeli denetimidir. Satınalma denetimi nasıl yapılır? Satınalma denetimi için gerekli risklerin değerlendirilmesi gerekir. Taleplerin bütçede öngörülmemiş olması ve bütçe imkânları gözetilmeksizin yapılan satın alma işlemleri olası tehlikelerdendir. Alınacak malzemelerin gerekliliği, gerekliyse yapılan satınalımların talep edilenlerle aynı olup olmadığı incelenmelidir. Ürün ve hizmetlere yönelik fiyat araştırmasının da yapılması satınalma denetiminde gerekli konulardan bir tanesidir. Yeterli piyasa araştırmasının yapılıp yapılmadığı ve malzemelerinin değerinin çok üstünde para ödenip ödenmediği incelenmelidir.
Malzemelerin teslimi ile ilgili işlemlerin denetimi, satınalma denetiminde önemli bir yer tutar. Malzemelerin eksik teslim alınması, ödemenin tamamının teslimden önce yapılması veya malzemelerin teslim edilmemesi gibi risklerin kontrolü yapılmalıdır. İş süreçlerini yöneten kişilerin bu satınalmalardan menfaatinin bulunup bulunmadığı incelenmelidir. Teknik şartnamalerin dikkatli bir şekilde hazırlanıp hazırlanmadığı ve tedarik süreciyle ilgili tüm detayların bu şartnamelerde eksiksiz olarak yer alıp almadığı denetlenmelidir. Satın alınan ürün veya hizmetlerle ilgili bir garantinin bulunup bulunmaması ve gereken kalitede olması incelenmelidir. Satınalımlar sonrası da ürün ve hizmetlerle ilgili destek alınabilmesi gereklidir. Satınalınan ürünlerin eski teknoloji içermemesi ve işe yaramaz olmaması gereklidir.
Satınalma Denetimi Neden Önemlidir?
Satın alma denetiminin olmaması, zaman ve emek kaybına yol açacaktır. Yıllık bütçe disiplinine uyulmadığı takdirde, maliyetler artacaktır. Plansız hareketler, aksamalara sebep olacaktır. Kaynakların etkili, ekonomik ve verimli kullanılmaması ise işletmenizin zararına işlemler olacaktır. Sahtecilik, kurumun zarara uğramasına sebep olacağı gibi yasal problemlere de kapı aralar. Piyasa araştırması yapılmadan veya ürün ve hizmetlere gereğinden fazla ödeme yapılması maliyetleri arttıracaktır. Verimsiz malzemelerin satınalınması ve bunun kontrolünün sağlanmaması, ekonomik kayıplarla sonuçlanacaktır.
Satınalma Denetiminde Temel 6 Adım
Satınalma departmanında işlerin yolunda gidip gitmediğini anlamak ve artan maliyetlere yönelik birkaç önlem almak istiyorsanız, denetimleri arttırmak sizin için faydalı olacaktır. Denetim yaparken işletmeniz için bir kontrol mekanizması oluşturmak ve bu adımlara göre hareket etmek işinizi kolaylaştıracaktır. Denetim için size fayda sağlayacak birkaç adım;
Denetim Sorumlusu Belirleyin: Yapılacak denetimler için satın alma süreçlerinin iç kontrollerinin belirlenmesi, karar sürecinin yönetilmesi ve tüm satın alma sisteminizi yönetecek bir sorumlu bulmanız gerekecektir.
İşletme Finansmanı ve Kişisel Finansmanı Ayırmak: Kişisel hesaplarınızla işletme hesaplarınızı ayırmak, satın alma denetimi için önemlidir. Acil satın almalarda, kişisel hesapların veya kartların kullanımı kontrolü zorlaştıracaktır.
Envanter Kontrolü: Mevcut envanterin sıklıkla kontrol edilmesi gereklidir. Envantere yönelik iç kontrollerin yapılması ve bir sistem oluşturulması, satışları ve nakliye sürecini izlemenize yardımcı olur.
Satınalmaları Resmileştirin: Satınalma süreçlerinin sözleşmeler ve belirli politikalar ışığında gerçekleşmesini sağlayın. Böylece kalite kontrol denetimi yapmak ve önlem almak mümkün olacaktır.
Satınalma Sistemi Kurun: İç kontrolleri güçlendirmek adına belirli bir fiyattan veya belirli şartlardan satım alım yapmak için bir sistem oluşturabilir ve bu sisteme göre işlem gerçekleştirebilir, denetimleri de buna göre şekillendirebilirsiniz. Satın alma yazılımları da bu noktada işinizi kolaylaştıracaktır.
Büyük ve Sürekli Alımlar İçin İstisnalar Yapın: Büyük ve sürekli alımlarda, sipariş yerine bir sözleşme hazırlayabilirsiniz. Bu işlemi yapmak, indirimler konusunda size yardımcı olabilir. Satıcılar bu gibi durumlarda satın alımlardan emin olacakları için, çeşitli fırsatlar sunacaklardır ve sözleşmeler daha denetimli ilerlemenizi sağlayacaktır.
