Sözleşme yönetimi nedir? “Sözleşme şartlarının, hükümlerinin doğru yorumlanması ve uygulanması bir yönetim sürecini gerektirmektedir. Bu süreç sözleşme yönetimi sürecidir.”1 Sözleşmeler, yapılan işlerde tarafların yapılan işe ve anlaşmaya sadık bir şekilde hareket etmelerini garanti altına alır. Sözleşme yönetimi ise yapılan sözleşmelerin, şartlara uygun bir şekilde ilerleyip ilerlemediğini kontrol eden bir mekanizmadır. Amacı, projenin mümkün olduğunca sözleşme şartları içerisinde gerçekleşmesi ve en az sapmaya uğramasıdır.
İnşaat projelerinde sıklıkla karşımıza çıkan bu kavram, çıkabilecek problemleri engellemek için gereklidir. Bina, yol, baraj veya köprü gibi yapıların yapılmasında ortak paydası olan bir disiplin sistemi olarak değerlendirilebilir. İnşaat sözleşmelerinde, kabul edilen sürede ve belirlenen kısıtlar içerisinde projenin tamamlanması beklenir. Bu süreç oldukça dinamik bir yapıdadır.
İnşaat Projelerinde Sözleşme Yönetiminin Önemi
Sözleşmenin önemi bir derece anlaşılabilir, peki bu yazılı belgelerin yönetimi neden bu kadar önemli? Sözleşmelerin doğru uygulandığından emin olmak ve doğru yorumlanmasını sağlamak, sözleşme yönetiminin bir parçasıdır. Sözleşme doğru yorumlanmadığı sürece, sözleşme şartlarında sapmalar gelecek ve bu sapmalar projenin ilerleyişini de sekteye uğratacaktır. Yanlış yorumlar, projedeki anlaşmazlıkların artmasına sebep olacaktır ve tarafların anlaşması güçleşecektir.
Şartların tam ve eksiksiz olarak anlaşılabilmesi, hükümlerin taraflar arasında anlaşmazlıkları minimize etmesi ve uygulanması esas alınır. Bir inşaat projesinde, sözleşme şartlarının etkin bir şekilde uygulanabilmesi, projenin tüm süreçlerini ilgilendirir. Dolayısıyla sözleşme yönetimi, tam bu noktada önemini ortaya koyar.
Ülkemizde yapı üretimindeki sorunlar düşünüldüğünde ve bununla ilgili sorunlar masaya yatırıldığında sorunların ana kaynağının anlaşmazlıklar olduğu anlaşılacaktır. Eğer, anlaşmayı bozan taraf için birtakım yaptırımlar yok ise diğer tarafın mağduriyetini engellemek zor olacaktır. Sözleşmeler bunu engelleyici niteliktedir. Sözleşme yönetimi ise sözleşmelere uyma yükümlülüğü doğurur.
Sözleşmelerde, tarafların beklentileri ve yerine getirilmesi gereken işler bulunur. Her süreçte olduğu gibi sözleşme yönetiminde de projenin/işin başlangıcından sonuna kadar; karar verme, örgütlenme, planlama, iletişimi değerlendirme gibi faaliyetlerin gerçekleştirilmesi gerekir.
İnşaat projelerinin birçoğu yazılı metinlerden oluşsa da, teknik unsurların ve şartnamelerin de işin içine dâhil olduğunu görebilirsiniz. Projesi hazırlanan yapının tasarım süreci, teknik çizimleri ve çeşitli dokümantasyonlar da sözleşme yönetiminin bir parçasıdır. Sözleşme yönetiminde dokümantasyon gerektiren bazı adımlar olabilir. Bunlar; işe başlama emri, iş programı izleme raporu, proje maliyet raporu, sözleşme durum raporları, nakit akış raporları, hak ediş raporları ve kalite kontrol hizmetleridir.
Sözleşme yönetimi sadece bir tarafın sürekli olarak kontrol edilmesi anlamına gelmez. Sözleşme yönetiminde, iş durumunun doğru, açık ve eksiksiz bir şekilde ortaya konması da önem arz eder. Taraflarla ilgili görev tanımlamaları ve her iki tarafın sorumlulukları sözleşmede açıkça yer alsa dahi bazı problemlerin ortaya çıktığı durumlar olmuştur. Bunun altında yatan sebep ise çoğunlukla iletişim kopukluklarından meydana gelmektedir. İletişim problemleri dokümantasyon işlemlerinin aksamasına ve dolayısıyla projenin yapım aşamasında da gerilemelere sebep olur. Projedeki eksik verilerin artması taraflar arası uyumsuzluklara ve farklı problemlere sebep olur.
Sözleşme Yönetiminde Karşılaşılabilecek Problemler
Hiçbir proje sorunsuz olmadığı gibi muhakkak proje yönetiminde de birtakım problemler kendisini gösterecektir. Örneğin; yer teslimindeki gecikmeler taraflarından birini mutsuz edecektir. Avans ödemelerindeki gecikmeler, proje teslimindeki gecikmeler, fiyat anlaşmazlıkları, imalat değişiklikleri, süre uzatımı, teminatların çözülmesi gibi birçok problemle karşılaşmak mümkündür.
Sayılan problemlerin çözümüne ilişkin atılan adımlar önemlidir. İlgili yazışmaların yapılması ve sorunun çözümüne ilişkin talebin belirlenmesiyle anlaşmazlıkların ortadan kaldırılması hedeflenir. Sözleşme şartlarının takibinin, raporlamanın ve tüm bilginin erişilebileceği bir sistem ile sözleşme yönetimi daha kolay bir hâle gelebilir. Anlık raporlamalar, proje ilerleyişi ve maliyetlerle ilgili tüm süreci tek bir şantiye yönetim yazılımı ile yönetebilir ve sorunları aşabilirsiniz.
1) https://polen.itu.edu.tr/xmlui/bitstream/handle/11527/8268/3192.pdf?sequence=1&isAllowed=y
