İş kırılım yapısı genel bir ifadeyle projeyi daha iyi yönetilir hale getirmek için bölümlere ayırma yöntemidir. Proje yönetiminde yapılan yanlışlardan biriside proje planlanması yapılırken sadece proje zaman planının tek başına yeterli geleceğinin düşünülmesidir. Ancak proje yönetici tarafından iş kırılım yapısının oluşturulması konusunda gerekli önem verilememektedir. Sadece zaman planı çerçevesinde yürütülen bir projenin eksikliklerini anlamak için zaman planı dokümanının revizyon sayılarına bakmak yeterli olacaktır.
İş Kırılım Yapısı Neden Önemlidir?
Projenin bilinmezliğini kaldırarak, daha ulaşılabilir ve anlamlı hale getirmek için iş kırılım yapısının oluşturulması gerekir. Hedefe nasıl ulaşılacağını daha net görülmesini sağlar. Bu sayede takımın psikoloji olarak daha rahat olmasını sağlayacaktır.
Proje boyunca yapılacak tüm işler iş kırılım yapısının içinde olmalıdır. İş kırılım yapısı içinde olmayan işler proje dahilinde kabul edilemez hale gelmiş olacaktır.
Nasıl Başlamak Gerekir?
İş kırılım yapısının oluşturulması proje yöneticileri, iş analistleri gibi pozisyonlarda çalışanların çokça başvurduğu bir yöntemdir.
Tek sorumlusu kendiniz olan işlerde; kâğıt üzerinde veya bilgisayar programları aracılığıyla bu yapıyı kurgulayabilirsiniz.
Çok sorumlusu olan işler söz konusu olduğunda bu kurguyu herkesin görebileceği ve üzerinde tartışabileceği bir şekilde yapmanız faydalı olacaktır.
Bu yapı planlama ve operasyon, uygulama ve kontrol olmak üzerinde projelerin her aşamalarında işinize oldukça yarayacaktır.
İş Kırılım Yapısı Oluşturma Programları
Tek paydaşı kendimiz olan projeler de iş kırılım yapısı Excel, Visio gibi programlarda oluşturabilirsiniz.Çok paydaşı olan daha büyük ve karmaşık işlerde internette iş kırılım yapısı oluşturulması için çeşitli web siteleri ve uygulamalar bulabilirsiniz.
Birden fazla paydaşı olan projeler için ise, bulut tabanlı ve ortak çalışma ve anlık raporlamaya uygun sistemler kullanmak İş Yapısı Revize oldukça takip edebilmeyi kolaylaştırır. İş Programı Yönetim Yazılımları sayesinde Tüm paydaşlar aynı ekranda ve aynı veri üzerinden hareket edeceği için eski iş programına bakarak hareket eden ekiplerin hata yapması engellenir.
İş Kırılım Yapısının Faydaları
İş kırılım yapısının oluşturulması yapılacak işlerin atlanılmasını önler. Takımın hedefe ulaşma yolunda ki adımları daha net görmesini ve rollerini kavramasını sağlar. Riskleri görebilmenizi ve tanımlayabilmenizi sağlar. Değişiklerin olası etkilerini görebilmenizi ve bu etkileri önleyebilmenizi sağlar. Zaman, kaynak ve maliyetlerle ilgili daha gerçekçi tahmin yapılabilmesini ve bu kriterlerin ihtiyaçlarının daha net olarak görülmesini sağlar. Kontrol kabiliyetini sağlar. Proje takımının ve müşterilerin desteğinin alınmasını sağlar.
Proje Yönetimi Bilgi Tabanı Merkezi (PMBOK)
PMBOK her bir proje planlaması kendi içinde farklılık gösterebileceğini söyler. Genel olarak 8/80 kuralı uygulanır. Bu kural her iş paketinin 8 saatten az olmamasını ve 80 saatten fazla olmamasını ifade eder.
PMBOK, iş kırılım yapısını şöyle tanımlar: “Projedeki teslimatları ve işleri daha küçük ve yönetilebilecek parçalara ayırma yöntemidir.” En küçük parçalara “İş Paketi” denilmektedir. İş paketleri isimlerden oluşur. Bir proje kapsamında hangi aktivitelerin yapılacağı, bu aktivitelerin kimler tarafından yapılacağı ne kadar süre ve ne kadar maliyet ile yapılacağı iş kırılım yapısı ile belirlenir.
İş Kırılımı Oluşturmak konusunda Destek İhtiyacınız Olursa yardım için buradayız
WBS ve Müşteri
Ayrıca iş kırılım yapısının en önemli özelliklerinden biriside; müşteri ile olan iletişimde kullanılmasıdır. Müşterilerin iş adımlarını ve adımların birbiri ile olan bağlantılarını daha net görebilmesini ve daha rahat anlayabilmesini sağlayacaktır.
Kısaca risklerin azalması, daha kapsamlı ve daha iyi tanımlanmış ağ yapısı oluşturulması ve iletişim kalitesinin artması gibi birçok konuda fayda sağlayacaktır.
WBS Örnek Uygulama
WBS en üst seviyesinde Proje Adı bulunur. Diğer seviyelerde proje planlaması giderek alt parçalara bölünür. Bu işe ayrıştırma da denir. WBS şemasının en alt kısmı “work packages” olarak adlandırılır. İş paketinin bir üst seviyesine ise “Control Account” denir. Buna örnek olarak “Training” verebiliriz. Eğer iş paketleri seviyesinde maliyet hesabı yapmak istiyorsanız kontrol hesaplarınız baz alabilirsiniz.
Bu konu ilginizi çekti ve kendinizi daha fazla geliştirmek isterseniz İş Programı Yönetimi Eğitimimiz ilginizi çekebilir.
