RFI nedir? Tedarikçilerle olan süreçlerinizde onlardan bilgi toplamak ve bu bilgileri işlemek işletmeniz için önemlidir. RFI, çeşitli tedarikçilerden (daha çok potansiyel tedarikçiler) yazılı bilgi toplama işlemidir. Tedarikçileri karşılaştırmak gibi eylemlerde yardımcı olan bir formatı kapsar. Hangi adımların atılacağına dair kararların alınmasında yardımcı olacak bilgiler toplanır. RFP ve RFT’lerden farklı olarak RFI’lar tedarikçileri koşullandırmak, strateji geliştirmek ve bir veri tabanı oluşturmak için tercih edilir. RFI’lar kuruluşların gereksinimlerini ve beklentilerini de tanımlamaktadır. Satıcının bunları nasıl karşılayacağına dair özel cevaplar ister. Bir RFI isteğinden önce genellikle RFP veya RFT kullanılır.
RFI’larda fiyatlara ilişkin seviyelendirmeler, ürün/satıcı hakkında daha detaylı bilgiler, alıcılar tarafından sorulabilir. Genellikle uluslararası piyasalarda tercih edilen RFI, ürünün alınıp alınmayacağı konusunda karar mekanizmasını etkileyen unsurlardandır. Tedarikçilerin bu bilgileri sağlaması ve alıcılara ciddi karşılıklar vermesi, uzun vadeli ticari ilişkilerin başlangıcını oluşturabilir. Konuyla ilgili referanslar veya müşteri memnuniyetleri gibi konular da bu konuda tedarikçiler için önemlidir.
Özetlemek gerekirse RFI, mevcut ERP seçenekleri hakkında bilgi toplamayı içerir. Potansiyel tedarikçilerin işletmenizin ihtiyaçları doğrultusunda daraltılmasını sağlar. Bir satınalma formu olarak karşınıza çıkacaktır. RFP ile birlikte kullanılmaktadır. RFP’ler ise daha hedef odaklıdır.
İnşaat sektöründe RFI’ın kullanımına rastlanabilir. Bir projenin inşaatına ilişkin belgelerinde herhangi bir işin devamı için gerekli olan bilgilerin eksikliği durumunda RFI kullanılır. Bir ürünün ihmali veya yanlış kullanımına ilişkin endişelerin giderilmesinde RFI kullanılır. RFI yönetimi, 21. Yüzyılın başlarında yaygınlaşmış bir uygulamadır. Birçok şirket elektronik tablolar aracılığıyla bu talepleri oluşturdu ve kullandı. RFI’lar, işletmelerin maliyetlerini düşürmelerine, zaman kazanmalarına ve daha hatasız projeler sunmalarına ve ek olarak kaliteyi arttırmalarına yardımcı oldu.
RFI’ları tedarikçilerinize gönderdiğinizde, genel olarak neleri istediğinizi biliyorsunuzdur. Ancak bunun yine de yeterli olmadığını anlamanız gerekecektir. Farklı bakış açılarına ve yeni fikirlere ihtiyacınız olabilir. RFI’lar bunu sizin için sağlar. Açık uçlu sorular, farklı bakış açılarını yakalamada sizlere yardımcı olur. Edindiğiniz bilgiler ile ilave toplantılar, demolar, pilot uygulamalar gibi örnekler ve detaylı bilgilendirmeler edinebilirsiniz. Karar vermek için daha spesifik yöntemlere başvurabilirsiniz. Ayrıca bu bilgiler ile RFP süreçlerinizi destekleyebilirsiniz.
RFI’ın RFQ ve RFP’den Farkları Nelerdir?
RFI’lar işletmelerin tedarikçilerden daha detaylı bilgi edinmesini sağlayan ve daha çok karar verme aşamasında kullanılan talep formlarıdır. Hedef odaklı değillerdir ve tedarikçi seçiminde etkili bilgilerin edinilmesini ve bunu avantaja çevirmeyi sağlayan veri topluluğunu içerirler. RFP’ler gerçek bir teklif talebi olarak değerlendirilirler. RFI’lar ile birlikte kullanıldıklarında etkili sonuçlar almaya yardımcı olurlar. RFT, satınalmacının ne istediğini ve nasıl istediğini tarif eden formlardır. Teklifin nasıl hazırlanacağına ilişkin detaylar dahil olmak üzere taslak sözleşme gibi birçok şey bu formlarda yer alır. Teklifin nasıl değerlendirileceği gibi karmaşık düzenlemeler içerir. RFI’lar RFP hazırlıklarınızı kolaylaştırır.
RFQ’lar ise fiyat talebi olarak karşılık bulabilir. Satınalma sorumlusu bu formlar ile tedarikçilerden sadece fiyat bilgisi talep ederler. Tedarikçiler ise bu talebe fiyat, ödeme koşulu ve teslim süresi gibi detayları içerek şekilde cevap vermelidir.
Tüm bu işlemleri tek bir yazılımda birleştirerek işletmeniz için birçok kolaylık sağlayabilirsiniz. Satınalma taleplerinizi kolayca yönetebileceğiniz satınalma ve tedarik sistemleri, riskleri ortadan kaldırmaya ve maliyetleri düşürmeye yardımcı olur. Çalışanlar birkaç tık ile kolayca işlem yapabilir. Çalışanların iş yükü azalacağı için stratejik faaliyetlere ayrılan zaman artacaktır. Zamandan tasarruf sağlanacağı gibi nakitten de tasarruf sağlanacaktır.
SmartRise yazılımları, işletmenizin RFI taleplerine yönelik işlemleri kolayca yapmanızı sağlar. Kolay yönetilebilir paneli ile siz de işletmenizin satınalma ve tedarik işlemlerini dijitalleştirin!
