İşletmelerin birçoğu gün içerisinde birçok kâğıt belge ile uğraşır. Notlar, faturalar, raporlar, teklifler, fotokopiler, sunumlar, sözleşmeler vb. bu belgeler arasında yer alan onlarca belgeden en bilinenleridir. Peki ya bu kadar belgenin yönetimi nasıl yapılabilir? Gelişen bilgisayar teknolojisi, birçok şeye çözüm bulduğu gibi doküman yönetimini de işletmeler için oldukça kolay bir hâle getirdi. İşletmelerin birçoğu elektronik belge yönetim sistemleri ile belgelerini daha bir şekilde yönetmeyi başarmaktadır. İş dosyalarını ve dokümanlarını saklamak, onaylamak, bu belgelere erişmek, organize etmek veya belge oluşturmak için dijital yazılımlardan faydalanılmaktadır. İş dünyası için bu durum hem ekonomik bir çözümken hem de çevre dostu bir bilinç geliştirmeye yaramaktadır.
Doküman yönetim sistemleri geçmişte daha zahmetli ve zaman alıcı iken günümüz gelişmiş yazılımları ile daha kolay yönetilebilir sistemler geliştirilmiştir. Özellikle web tabanlı sistemlerin bu konuda önemli bir rol oynadığı söylenebilir. Tek bir yazılım vasıtasıyla birçok çalışan aynı verilere erişebildiği gibi aynı sistem üzerinde kolayca çalışabilmektedir. Ayrıca geçmişte olduğu gibi veri kayıplarından endişe duymak zorunda da kalmıyorsunuz. Web sunucularında saklanan verileriniz, güvenli bir şekilde erişilebilir durumdadır.
Doküman yönetim sistemleri sadece dijital belgelerinizi değil, kâğıt belgelerinizi de saklamanızı sağlar. Özellikle inşaat projelerinde saha görüntülerini veya saha raporlarını saklayabileceğiniz bir sistem işinizi kolaylaştırabilir.
Doküman yönetim sistemi; kâğıt belgelerin ve elbette bilgisayarınızda yer alan diğer dijital belgelerin kapladığı alanlara nazaran daha az yer tutacaktır. Azaltılmış depolama alanları ile belgelerinize her zaman yer vardır. Amazon AWS gibi gelişmiş sunucularda saklanan verileriniz gelişmiş güvenlik önlemlerine sahiptir.
İyi Bir Doküman Yönetim Sisteminin 6 Faydası
Doküman yönetim sistemleri temelde aynı şeye hizmet etseler de, iyi bir yazılım her zaman diğerlerinden öne çıkan özelliklere sahiptir. İyi bir doküman yönetim sisteminde aşağıdaki 5 faydayı bulabilirsiniz;
Geliştirilmiş Düzenleme İşlemleri: Geliştirilmiş düzenlemeler gerçekleştirebilirsiniz. Belgelerinizi kolayca düzenleyebilirsiniz ve aynı belge üzerinde birden fazla kişinin çalışmasına imkan tanıyabilirsiniz.
Kolay Erişebilirlik: Belgelerinize kolay bir şekilde ulaşmak, standart bir yazılım veya program kullanıyorsanız sizin için zorlu olabilir. MS Excel veya standart proje yazılımları erişilebilirlik açısından çeşitli sıkıntılar barındırabilir. Kolayca erişim sağlayabileceğiniz bulut/web tabanlı yazılımlar, internetiniz ve tarayıcınız olan her yerden belgelerinize erişmenizi sağlar.
Ekipler Arası Koordinasyon ve Daha İyi İşbirliği: Ekipleriniz veya birimler arasındaki işbirliğini ve koordinasyonu sağlamak her zaman için zorlu bir süreç olarak görülür. Bir belgenin onayını almak, yeniden düzenlemek, erişmek ve bunları diğer ekiplerle paylaşmak zor olabilir. Web tabanlı sistemler, bunu sizin için kolay bir hâle getirir. Sistem üzerinden online bir şekilde belge onaylayabilir, paylaşabilir, düzenleyebilir ve erişebilirsiniz. Böylece olası işbirliklerini daha kolay bir şekilde sağlayabilir ve iletişimi güçlendirebilirsiniz.
Yedekleme ve Kurtarma Seçenekleri: Bulut ve web tabanlı yedeklemeler ile verilerinizi kaybetme riskini ortadan kaldırabilirsiniz. Verileriniz online sistemlerde yedeklenir ve kurtarma dosyaları oluşturulabilir. Offline sistemlerde olduğu gibi veri kaybetme veya silinme durumları ile karşılaşmazsınız.
Daha Kolay Yönetim: Tek bir ekrandan yönetebileceğiniz sistemler, karmaşıklıkların önüne geçer. Ayrıca çeşitli yetkilendirmeler sayesinde, çalışanlarınız arasındaki hiyerarşiyi kolayca sağlayabilir ve proje atamaları gerçekleştirebilirsiniz.
Anlık Takip: Projenizin veya işlerinizin takibini anlık olarak yapabileceğiniz sistemler, olası risklere ve sorunlara karşı daha hızlı aksiyon almanızı sağlayacaktır. Maliyet ve zaman kayıplarınızı önlemek için anlık takip özelliği, işletmenizi bir adım öne çıkaracaktır.
SmartRise yazılımları, işletmenizin ihtiyaç duyduğu birçok çözümü sizler için sunar. Başarılı destek ekibiyle tüm problemlerine hızlıca yanıt alabilir ve işletmenizin performansını arttırmaya başlayabilirsiniz.
