Doküman yönetimi temelde işletmeniz için önemli belgelerin saklanması ve yönetilmesi işlemidir. Doküman yönetim sistemleri ise belgelerinizin ve dokümanlarınızın kâğıt tabanlı halinden elektronik ortama aktarılması, yönetilmesi, izlenmesi ve saklanması olarak ifade edilebilir. Bütün bunlar için günümüzde bir bilgisayar sistemi veya yazılımı kullanılmaktadır.
Süreç yönetimi ise daha çok işletmelerin veya kuruluşların iş süreçlerini ve organizasyonlarına dair faaliyetleri gözden geçirmesini içerir. Sürecin iyileştirilmesi, performans ölçüm çalışmalarının gerçekleştirilmesi ve süreçlerin bir akış halinde düzenlenip doküman haline getirilmesini kapsar. Doküman ve süreç yönetimi bu bağlamda birbirini tamamlayan iki yapboz parçası olarak görülebilir. Bir şeylerin ölçülebilmesi veya o süreçle ilgili yönetimsel faaliyetlerin gerçekleştirilebilmesi için sürece dair bilgilerin saklanması ve işlenmesi önemli bir yer tutar. Sektörel ihtiyaçlar göz önünde bulundurulduğunda özellikle inşaat firmaları için bu iki şeyin önemli olduğu görülebilir.
Bir proje yöneticisinin günlük rutininde yer alan işler arasında, şantiye alanıyla ilgili belgelerin takibi ve bu belgeleri oluşturmak yer alır. Bu belgeleri etkin ve verimli bir şekilde takip edip kontrol etmesi beklenir. Etkili bir belge yönetimi ile geçmişe yönelik verilerin işlenmesi kolay bir hâle gelecektir. Süreç yönetimi, inşaat sektörü üzerinden açıklanmak istenirse; proje birçok aktiveden oluşur ve her biri farklı mahallerde yapılabilir. Genel bir takibin yapılması sürecin takibini zorlaştırabilir. Zaman olarak ne kadar ilerledik? Fiziksel olarak ne kadar ilerledik? Maliyet olarak ne kadar ilerledik? Bu gibi sorular kafa kurcalayıcı olabilir. Süreç yönetimini kolaylaştırmak için şantiye takip yazılımları kullanmak, projenize hâkim olmanızı kolaylaştıracaktır.
Doküman ve Süreç Yönetimini Nasıl Yapabilirsiniz?
Güncel keşif ile gerçekleşen değerleri bu yazılım sistemlerine girebilirsiniz. İş, mahal ve genel bazlı saptamalar böylece daha kolay bir hâle gelir. Genel metrikleriniz olumlu bir şekilde ilerlese de yüzeyin altında kalan işler gecikmelere ve siz fark etmeseniz de verimsizliklere yol açabilir. Zamana ve maliyete göre verimlilik analizlerini yapabilir ve aksayan yerleri tespit ederek etkin bir süreç yönetimi gerçekleştirebilirsiniz. Projenizin sürecinde, proje devam ederken çeşitli iyileştirmeler yapabilirsiniz.
Taşere ettiğiniz işlerin takibini yapmak kuşkusuz en zor olanlar olacaktır. Bilgilerin işlenmesi zaman alıcı ve zahmetli olabilir. Hangi taşeronların gecikeceği veya ne kadarlık iş gücüne ihtiyacınız olduğu kafa karıştırabilir. Bunun için geliştirilen doküman ve süreç yönetimi yazılımları (günümüz gelişmiş şantiye yazılımları içerisinde yer almaktadır.)
Verilerin takibini yaparken kişi bağımlı Excel veya Office dosyaları, işinizin takibini de zorlaştıracaktır. Excel, iş hayatı için kolaylaştırıcı uygulamalardan biri olarak görülse de birden fazla kişinin işin içine dahil olmasıyla birlikte bir karmaşa ortamının meydana gelmesi kaçınılmaz olacaktır. Farklı tabloların birleştirilmesi esnasında yanlış hesaplamalar veya format değişiklikleri çalışanların işini güçleştirebilir. Proje sorumlusunun tek elden projeyi görmesini ve süreci takip etmesini zorlaştırabilir. Verilerin kaybolması ise kısmen en kötü sonuçlardan biri olabilir. Birçok sorunun oluşabileceği ön görülebilir. Web tabanlı çözümler ise kullanılan altyapı sayesinde birçok kolaylığı beraberinde getirmektedir. Birden çok personelin aynı veri tabanı üzerinde veya sistem üzerinde çalışabilmesi, veri büyüklüğünden etkilenmeksizin işleri kolaylaştıran bir çözüm olarak görülebilir. Amazon AWS tabanlı sunucularda barınan veriler, güvenliğiniz için endişe duymanıza yer bırakmaz. İnternet ve tarayıcı erişimi olan herkes bu verilere kolayca erişebilir. Böylece birimler arası kopuklukların ortadan kalkması mümkün olur ve zaman kayıpları önlenir. SmartRise yazılım çözümleri etkili bir doküman ve süreç yönetimi yapmanızı sağlar. Siz de profesyonel iş çözümleriniz için bu yazılımları tercih ederek verimli ve etkili bir şekilde işletmenizi yönetebilirsiniz.
