Şantiye haftalık raporu nedir?
“İnşaat projelerinde, her müteahhit ve taşeronun, tüm haftalık şantiye rapor kayıtlarını ve olaylarını haftalık olarak inşaat proje sahibine bildirmesi zorunludur.” 1 Hazırlanan bu raporlar, sözleşme yükümlülüklerine uymak ve proje döneminde meydana gelen tüm olayları analiz etmeye yardımcı olan kayıtlardır. Değerlendirmenin yanı sıra, projenin iyileştirildiği alandır.
Yazının sonundaki haftalık şantiye rapor örneğini, şantiyelerde haftalık raporlamalarınız için kullanabilmeniz için örnek şablon olarak hazırladık. Böylece, raporlarınızı hazırlarken tek bir şablon üzerinden ilerleyebilirsiniz. Raporlarınızı zaman içerisinde geliştirebilir, projenizi uzaktan ve tek ekrandan yönetmek için geliştirebilirsiniz.
Hazırlanan bu durum raporlarında, bir hafta boyunca yapılan tüm çalışmaların bir özeti ve bu faaliyetlerin bir göreve veya projenin tamamlanmasına nasıl bir katkıda bulunduğu incelenir. Her bir görevli ekibin hedeflere ulaşma yolunda nasıl adımlar izlediği ve hedeflere ne kadar yaklaşıldığı izlenir. Yönetici, ekiplerin performansını ve ilerlemesini bu raporlar aracılığıyla izleyebilir ve analiz edebilir. Bunun için merkezi bir inşaat doküman yönetim sistemi kurabileceğiniz gibi, standartlar haline getirdiğiniz e-tabloları da kullanabilirsiniz.
Haftalık şantiye raporları esasında, günlük raporların haftalık bir zaman dilimine dökülmüş halidir. Günlük raporlara nazaran daha çok özet tadında ve kısa anekdotlar halinde yer alan raporlardır. Maliyet tahminleri, gelişmeler, karşılaşılan sorunlar, zaman çizelgeleri ve işin ilerleyişi günlük raporlarda olduğu gibidir fakat haftalık bir çizelgeye yayılmış haldedir. Rapor hazırlanırken hangi formatın seçilmesi gerektiği ve nelerin dahil edilmesi gerektiği belirlenmelidir. Yukarıda da bahsettiğimiz gibi örnek bir şablon üzerinden ilerlemek her zaman işinizi kolaylaştıracaktır.
Şantiye Haftalık Raporu Nasıl Hazırlanır?
İnşaat şirketleri ve firmaları, projenin ilerleyişini görmek ve olası risklerin önüne geçebilmek için günlük ve haftalık faaliyet raporları talep eder. Hafta boyunca projenin uygulanması ve geliştirilmesi açısından neler yapıldığını ve bireysel olarak hangi katkılarda bulunduğunun raporu hazırlanır.
Hazırlanan saha raporlarında, kimlerin hangi işleri yaptığı ve hangi malzemelerin kullanıldığı gibi detaylar bulunur. Hava gibi küçük fakat önemli detaylar yer alır. Hazırlanan bu raporlar, çalışanların güçlü ve zayıf yönlerini belirlemede yardımcı olur. Haftalık faaliyet raporları, yönetimin her bir personel için gerekli eğitim ve gelişim müdahalelerini yapmasına olanak tanır.
Şantiye haftalık rapor örneği oluşturulurken raporun format ve şablonunun, raporu inceleyecek kişilerin anlayabileceği bir dilde hazırlanması gerekir. Raporun amacından bahsetmek ve ne içermesi gerektiğini belirlemek, raporun daha sağlıklı hazırlanmasına yardımcı olur. Raporu hazırlarken basit bir dil kullanmanız gerekir. Raporun kısa ve öz olmasına özen gösterin.
Raporlarda, tarih bilgisi ve proje adına yer vermeniz gereklidir. Böylece, geçmişe dönük raporlara ulaşmak istediğinizde daha rahat bir şekilde bilgiye ulaşabilirsiniz. Çalışanların günlük aktivitelerinin yer aldığı günlük raporlara veya notlara yer vermek önemlidir. Bunun haricinde, hava durumunu not almak ve sahayla ilgili olumsuz şartların fotoğraflanarak rapora eklenmesi gerekecektir.
Haftalık raporda, ekibin amacından kısa bir özet halinde bahsedebilirsiniz. Günlük veya haftalık malzeme kullanımı ve taşeron faaliyetlerini içeren bilgilere raporda yer verebilirsiniz.
Projenin ilerleyişini görmek için de bu raporlar, önemli bir yer tutar. Eğer, raporlarda işler iyiye gidiyorsa projenin sorunsuz bir şekilde ilerlediğinden söz edilebilir. Projede sorunlar yaşanıyorsa, bu sorunları görebilmek ve bu zorlukları aşmak adına çözüm geliştirebilirsiniz. Haftalık raporlarınızı hazırlayabileceğiniz bir şantiye yazılımı, tüm bu işlemlerin kolayca gerçekleştirilmesini sağlayacaktır.
Sistem üzerinde bulunan tarih, ad, rapor türü ve biçimlendirmesine dair alanlar, otomatik olarak ekleneceği için size tek tip raporlar hazırlamanız konusunda yardımcı olur. Raporlarınızın mizanpajını mükemmelleştirmek için Microsoft Excel, Google Sheets veya türevleri uygulamalarda vakit harcamanıza gerek kalmayacaktır.
Verileri tek bir alanda toplayabilmeniz, verileri güncelleyebilmeniz için de size kolaylık sağlar. Eksik raporları görebilmenizi ve planlamalarınızı kolaylaştırmanızı sağlayan şantiye yazılımları, verilerin doğru bir şekilde toplanmasını sağlar. Hem güncel hem de geçmiş verilere ulaşmak da çok daha kolay olacaktır.
Şantiye Haftalık Rapor Örneğini İndirmek İçin Linke Tıklayın
Kaynaklar:
1) * https://hsseworld.com/contractor-weekly-hse-report-form/
