Süreç yönetimi neden gerekli? İşletmeler, kendilerini geliştirmek ve beklentileri karşılayabilmek için sürekli bir iyileştirmeye ihtiyaç duyarlar. Kendilerini geliştirmeyen işletmelerin çok da uzun ömürlü bir ticari yaşam süreceği düşünülemez. Hem müşterilerin ihtiyaçlarını ve beklentilerini karşılamak hem de performanslarını arttırmak isteyen işletmeler / kuruluşlar, etkin bir süreç yönetimi gerçekleştirmek zorundadır. Süreç yönetimi, işletmenizin sorunsuz çalışması için ihtiyaç duyduğunuz tüm olayları ve etkinlikleri kapsar. Her yeni işletmenin, tutarlı ve kaliteli bir hizmet sağlamak için müşteriler ve çalışanlar tarafından ortak paydalarda anlaşılan iş süreçlerine ihtiyacı vardır.
Avrupa Kalite Yönetim Vakfı’nın İş Mükemmelliği Modeli’nde yer alan dokuz kriterden biri olan süreç yönetimi, bazı kuruluşlarca sürekli iyileştirmeleri kapsarken kimi kuruluşlar tarafından bir yönetim tarzı olarak ele alınabilmektedir.
İş akışlarını otomatikleştirmek veya dijital dönüşüm, süreç yönetimini sizin için kolay bir hâle getirecektir. Kağıt form kullanımı ortadan kaldırarak, çeşitli yazılımlar veya sistemler aracılığıyla bunu gerçekleştirebilirsiniz. Hem kağıt masrafları ortadan kalkacaktır hem de zamandan tasarruf sağlayabileceksinizdir. Yönetimsel tarafta ise süreç yönetimini kolaylaştırmanın bir diğer yolu işe devam etme süreleri gibi puanlama yöntemleri olacaktır. İnşaat sektöründeki puantaj bunun bir örneği olabilir. İş hakediş hesaplamaları gibi karmaşık işlerin yönetiminde süreç yönetimi önem arz eder. Bunun için otomatikleştirilmiş sistemler olan yazılımlar kullanılabilir. Süreç yönetiminde bir diğer önemli unsur ise bölümler arası işbirliğinin sağlanmasıdır. Tek bir yazılım üzerinde çalışabilen ve her bir çalışanın erişebildiği sistemler, bölümler arası işbirliğini kolaylaştıracaktır. Dolayısıyla süreç yönetimi daha kolay bir hâl alacaktır. Online bir sisteme bağlı çalışan faaliyetlerinin kayıt altında tutulması, süreç yönetiminin takibini de kolaylaştıracaktır.
Ölçümleme süreç yönetiminin önemli parçalarından bir tanesidir. İyi bir analiz için dokümantasyon yöntemlerinden faydalanabilirsiniz. Dokümantasyon yönetimi, verileri toplamak için idealdir. Analiz işlemleri için verilere kolayca ulaşabileceğiniz web tabanlı belge yönetimi sistemlerine yönelebilirsiniz. İş akışlarınızı yönetebildiğiniz ve yetkilendirme yapabildiğiniz sistemler, süreç yönetimini verimli bir şekilde yapmanıza olanak tanır. Süreç yönetiminin sağlanmasında size yardımcı olacak 5 püf nokta;
1.Yönetim Gücünü Arttırmak
İşletmenizdeki tüm birimlere, birimlerin iş gücüne, maliyetlere, finansal durumlara hakim olmak yönetim gücünün bir parçasıdır. Yönetim gücünüzü arttırmak ve karar almanıza yardımcı olacak raporlamalara gelişmiş yazılımlar ile kolayca ulaşabilirsiniz.
2.Anlık Takip
Anlık olarak verileri ve analizleri görebileceğiniz tek ekran yazılımlar, projenin ilerleyişi takibini kolaylaştırır. Süreç yönetimi, anlık takipler ile daha kolay bir şekilde yapılabilir. Raporlama araçları, projenin hangi kısımda olduğu gibi tek ekran uygulamaları size yardımcı olabilir.
3.Dokümantasyon Yönetimi
Doğru proje, doğru analiz ve doğru süreç yönetimi, iyi bir dokümantasyon ile başlar. Sınıflandırma özelliği bulunan yazılımlar hızlı çözümler geliştirmenizi sağlar. Dilediğiniz veriye kolayca ulaşabilir, belgeleri düzenleyebilir ve onaylayabilirsiniz.
4.Deneme Çalışmaları
Pilot uygulamalar yapmak, her zaman süreç yönetimi için faydalı olmuştur. Kullanacağınız süreç yönetimi yazılımı için de aynı şeyin geçerli olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır. Kurulum öncesinde gerçek veriler ile simülasyon çalışmalar yaparak deneme çalışmaları gerçekleştirebilirsiniz.
5.Maliyet ve Zaman Tahminleri
Maliyet ve zaman tahminleri süreç yönetiminin vazgeçilmez unsurlarındadır. Malzeme ve üretim ilerlemelerine dair takip sağlayabilir. Giderleri erken denetleyebilirsiniz. Saha verilerini işleyebileceğiniz yazılımlar, projenin ana metriklerine ve performansına bakarak öngürülebilir maliyetler düzenler. Süreç yönetimini destekleyici bu faaliyetler, işletme verimliliğini destekleyici özelliktedir.
SmartRise yazılım çözümleri, süreç yönetiminin 5 püf noktasını destekleyici özelliklere ve daha fazlasına sahip modüllerden ve sistemlerden oluşmaktadır. Siz de SmartRise ile proje yönetimini daha kolay bir hâle getirebilirsiniz.
