Lidyalılar parayı icat etmeden önce, insanlar nasıl alışveriş yapıyordu veya sahip olmak istedikleri şeyleri nasıl “satın alma” işlemiyle sonuçlandırıyordu dersiniz? Bu sorunun cevabı oldukça basit; insanlar paranın icadından önce “takas” yoluyla eşyalarını değiş-tokuş ederek ticaret yapıyorlardı. Bu ticaret, herkesin sahip olmak istediği mala ulaşmasını sağlıyordu. Yani, esasında satınalma dediğimiz kavramın her zaman gerçekleştirildiğini, sadece bunun farklı yollarla yapıldığını görmek, şaşırtıcı olmayacaktır.
Günümüzde, satınalma faaliyetleri –en azından şirketler için- bu kadar basite indirgenecek faaliyetler değildir. Özellikle, firmalarını/işletmelerini büyüme yolunda ilerleyen ve bunlara yönelik stratejik hamleler gerçekleştiren kimseler, ciddi operasyonların yürütücüleridir. Satınalma departmanları veya satınalma yöneticileri, gerek firmanın bünyesine katılacak diğer işletmelerin/şirketlerin satın alınmasında gerekse diğer satın alma operasyonlarının yürütülmesinde en etkili isimler olarak öne çıkarlar. Verilen her karar, satın almayı ya başarıya ulaştıracak ya da istenmeyen sonuçlar doğuracaktır. Bir satın alma yöneticisinin başarıya ulaşabilmesi için ipuçlarını yakalaması ve onları doğru bir şekilde kullanması gerekir.
Satın-almayla yakında ilgileniyorsanız, düşük maliyetlerden sıkça söz edildiğine tanık olabilirsiniz. Satın almanın temel amaçlarından bir tanesi de maliyetleri minimize etmektir. Departmanların ihtiyaçlarını minimum giderle karşılamaya çalışan satın alma departmanı, firma bütçesine uyum sağlamalıdır. Tedarikçilerle olan ilişkiler ve satın alımı yapılan ürünlerin/hizmetlerin kalitesi de satın alma yöneticisini/uzmanını başarıya götürecek olan faktörlerdir. Başarılı satınalma için 3 ipucu nelerdir?
Başarılı Satınalma İçin İlk İpucu: Düşük Maliyet – Daha Az Risk
En iyi fiyatlar ve en iyi şartları sunan tedarikçiler bulunarak maliyetleri düşürebilirsiniz. İyi çalışan bir satınalma departmanı bu hususa dikkat ederek anında tasarruf etmenizi sağlar. İstenilen fiyat aralığında, doğru kalite sağlanmıyorsa; satın alma departmanının bu şartları sağlamayan tedarikçilerle işi sonlandırması gerekir.
Tedarik zinciri yönetiminde, tedarikçilerle yürütülen işlerin riskleri de önemlidir. Riski azaltmak ve arzın devamlılığını sağlamak gereklidir. Riskleri hem satın almacılar hem de tedarikçiler paylaşmalıdır. Böylece, tedarik zincirini yönetmek daha kolay olacaktır. Mal ve hizmetlerin şirket için çok önemli olduğu vurgulanarak tedarik zincirlerinin de buna göre güvence altına alınması sağlanmalıdır.
Başarılı Satıalma İçin İkinci İpucu: İlişki Yönetimi ve Kalite
Satın alma departmanının karşılaştığı zorluklar arasında, uzun vadeli ilişkilere yatırım yapmak da yer almaktadır. Tedarikçilerin işletmenizle çalışmalarını sağlamak gerekir. İlişkilerin kalite/performans kriterleri ışığında oluşturulması gereklidir. Hedef performans seviyeleri belirlenerek, bu hedeflere karşı performansın izlenmesi ve iyileştirilmesi gerekir. Dayanıklılık, ürün görünümü veya hissi gibi şeylerin ölçümü doğru yapılmalıdır. Zamanında teslimat da bir kalite unsuru olarak görülebilir. İşlerinizin istenilen sürede teslim edilmesi, zaman kaybını önlediği gibi sizi sürpriz maliyetlerden de kurtaracaktır.
Başarılı Satınalma İçin Üçüncü İpucu: İnovasyon ve Teknoloji
Dışarıdaki dünyayı takip ediyor musunuz? Satın-alma serüveninin yakın bir takipçisi misiniz? Hâlâ geleneksel yöntemler ile ilerliyorsanız, dış dünyanın kapılarını aralamanız gerektiğini bilmelisiniz. Başarılı bir satınalma için yenilikçi ürün ve hizmetlerin tedariğini sağlamalı ve bunun için geliştirilmiş teknolojilerin sağladığı kolaylıkları bulabilmelisiniz. Geliştirilen satın alma yazılımları, sizi inovasyonlara ayak uydurma konusunda destekleyecektir. Maliyetleri düşürürken daha belirgin hesaplamalar yapabilir ve daha çok tedarikçiye ulaşarak kalite/performans optimizasyonu sağlayabilirsiniz. ERP sistemleri ile kontrol edilebilir bir satın alma gerçekleştirebilirsiniz. Tedarikçilerle ilişkilerinizde ihale yönetimi de daha kolay bir hâle gelir. Tekliflerin veya taleplerin de oluşturulabildiği bu yazılımlar, verimliliği arttırmayı da sağlar. Envanter kontrol sistemleri ve bulut bilişim teknolojisinin desteğini alan yazılımlar, satın alma departmanına olduğu kadar firmaya da oldukça büyük katkı sağlayacaktır.
