Satınalmacıların öncelik listesi nelerden oluşuyor? İstekler ve ihtiyaçlar değişiyor mu? Satın alma faaliyetlerinde en çok nelere önem veriliyor? Bunlar için verilebilecek yanıtlar çoğaltılabilir fakat temelde neye ihtiyacınız olduğunu kabaca öğrenebilirsiniz. Satın almacılar için maliyetleri yönetmek, belirsiz zamanlarda önceliği alan unsurdur. Araştırmalar üzerinden konuşmak gerekirse, satın alma önceliklerinin bir önceki yıllara nazaran daha fazla incelendiği de görülebilir. Hızı arttırmak, harcamaları arttırmak, tedarikçilerin memnuniyetini arttırmak, uzman ve güvenilir bir satınalma danışmanı ve bunun yanı sıra tedarik sürekliliğine dair riskleri azaltmak, satın almacıların veya işletme yöneticilerinin önceliklendirdiği hususlar arasında yer almaktadır. Satınalmacıların öncelik listesinin, her zaman başarıya ulaşma kararlılığıyla örtüştüğünü görebilirsiniz. Maliyetleri düşürmek isteyen satınalmacılar, en uygun tedarikçiyi arayacaktır. Tedarikçiler bu noktada onların öncelikleri olacaktır. Fiyat ve kalite unsurunu göz önünde bulundurarak her ikisinin de en uygun olduğu seçeneğe yöneleceklerdir.
Satınalma öncelik listesi her yıl değişiklik gösterse de birbiriyle alakalı sonuçlar ortaya çıkmaktadır. Tedarikçilerle olan ilişkiler maliyetleri azaltmak gibi bir diğer öncelik ile ilişkilendirilebilir. Tedarikçilerle olan ilişkilerin iyileştirilmesi, her zaman beklenilen kalitede ürün ve hizmet almanızı kolaylaştıracaktır. Tedarik sürecinin takibinin iyi bir şekilde gerçekleştirilmesi ve bu süreçte tedarikçilerle olan ilişkilerin güçlendirilmesi gereklidir. Tedarikçi ile uyumlu olmak, riskleri belirleyebilmek ve paylaşabilmek ve ayrıca yenilikçi ataklar yapmak öncelik listesinde yer alan diğer adımlardır.
Değişen piyasa koşullarına ayak uydurulan bir tedarikçi ile çalışmak, kuşkusuz satınalmacıların öncelik listesinde bulunmaktadır. Yeniliklere ayak uydurabilen ve buna göre ürün ve hizmet tedarik edebilen tedarikçiler, satın almacılar için önemlidir. Bu hususta standart yaklaşımların işe yaramadığı, satınalmacılar tarafından sıkça test edilmiştir.
Satınalmacıların önceliğinde envanter yönetimi de yer almaktadır. Stokların takibinin iyi bir şekilde gerçekleştirilmelidir. Alınan ve verilen tekliflerin birim fiyat değerleri, faturalamayla ilgili detaylar ve fatura tarih düzenlemeleri gibi detaylar da listede satınalmacıların önem verdiği maddeler arasında yer alır. Fiyat listesi, sipariş ve sevk işlemlerine dair işlemlerin öncelik listesinde bulunduğunu görebilirsiniz. İskonto tutarları ve teslimat süreciyle ilgili işlemlerin düzenlenmesi ve bunların kontrolü iyi bir şekilde gerçekleştirilmelidir. Örneğin; zamanında teslimat oranının mümkün olduğunca yüksek olması beklenir. Tedarikçilerin, talepleri ne derece zamanında yerine getirdiğini incelemek ve buna göre tedarikçilerle olan süreci yönetmek gerekecektir. Tedarikçi hata oranını en aza indirgemek, iç müşteri memnuniyet derecesini ölçmek gibi detayları da ölçmek gereklidir. Elektronik ortamın ve teknolojinin sağladığı kolaylık ile hem öncelik listenizi daha kolay oluşturabilirsiniz, hem de daha kolay yönetilebilir bir satınalma süreci gerçekleştirebilirsiniz.
Verimlilik ve kalite; satınalmacıların öncelik listesinde mutlaka yer alması gereken iki kavram. Verimlilik için en iyi çözüm yolu ise kaliteden geçmektedir. Elbette kalite sağlanırken maliyetlerin de makul seviyelerde seyretmesi beklenir. Paketleme ve lojistik gibi süreçler de dahil olmak üzere kalite unsurunun sürekliliği sağlanmalıdır.
Veri ve analiz yönetimi gerçekleştirilmelidir. Satınalmalara ilişkin verilerin iyi bir şekilde toplanması ve bunların iyi bir şekilde analiz edilmesi satınalmacıların önceliklendirdiği konulardandır. Analiz süreçleri, verimlilik yönetimini de kolaylaştırır. Verimliliği arttırmanın yollarını arttırmak için size gereken bilgileri edinebilirsiniz.
ERP yazılımlarının satınalmacılarının önceliklerini oluşturmada yardımcı olduğunu da görebilirsiniz. Hangi unsurların, daha iyi satınalma gerçekleştirmek için kolaylık sağlayabileceğini yazılımdan elde edilen bilgiler ile öğrenebilirsiniz. ERP sistemlerinin sunmuş olduğu bilgiler ile öncelik listenizde yer alan ve önemli olduğunu düşündüğünüz işlemlerin takibini de gerçekleştirebilirsiniz. Satınalma departmanı üzerindeki rol paylaşımı kolaylaştırabilir ve elbette tüm sürecin kontrolünü elinizde tutabilirsiniz.
