Satınalma süreçlerinin kontrol edilmesi neden önemlidir? Satın alma sürecinin bir işletmedeki en önemli iş süreçlerinden bir tanesidir. Şirketiniz için satınalma yaparken sürece dair riskleri kontrol etmek; sahtekârlıkları önlemek, maksimum tasarruf sağlamak ve yasal gereklilikleri yerine getirmek için hayati bir önem taşır. Satınalma süreçlerinizi periyodik olarak denetlemeli ve daha sonra tekrar göz atmak için bu kontrollerle ilgili bir liste oluşturmak gerekir. Piyasalar, sevkiyat süreleri, satıcılar ve satışlar gibi süreçlerde meydana gelen değişimler, bir denetimle verimliliği arttırmayı sağlayacaktır. Yapacağınız bu denetimler, nerede nasıl ayarlamalar yapmanız gerektiğini de belirlemenize yardımcı olabilir.
Onay Süreci: Siparişin gerçekleştirilmesiyle birlikte, yapılan siparişleri ve gönderilen tutarları onaylamak için oluşturulan bir sistem veya bir dizi kılavuz geliştirilmesi önemlidir. Kontrol listenizde yer alan her bir işlem, denetiminizi kolaylaştıracaktır. İşlemlerin kağıda dökülmesiyle, hem yapılan işlerin dökümü elinizde olacaktır, hem de nelerin eksik olduğunu saptayabilirsiniz. Denetimi gerçekleştirirken ayrıca, onay sürecinizin bütünlüğünü korumak adına imzaların kontrol edilmesi gerekir. Her işlemin tarihi doğrulanmalıdır. İşlemin uygun olduğuna dair onay alınmadan yapılan satın alımlar için inceleme gerçekleştirilmelidir. Bu tarz incelemeler, sahtekarlık ve ihmalleri ortaya çıkarmayı sağlar.
Satıcının Uygunluğu: Tedarikçilerin sizin ve satın alma işlemleriniz için ne kadar uygun olduğunu saptamak sürecin kontrolünde önemli olan bir diğer husustur. Doğru tedarikçilerin bulunması, şirketinizin karlılığında ayrılmaz bir role sahiptir. Yapacağınız kontroller, sadece uygun tedarikçilerin kullanılmasını sağlayacak şekilde ayarlanmalıdır. Satın alma işleminde; ürünün kalitesi, fiyatı ve teslimat zamanına göre satıcı seçimleri yapabileceğiniz bir bilgi kitapçığı iş görebilir. Satınalma süreçlerinin kontrol edilmesi esnasında, yalnızca uygun olan tedarikçilerle iş yapıp yapmadığınızı da saptayabilirsiniz. Ayrıca, satıcılarının şirket kriterlerini veya satın alma anlaşmalarının gerektirdiği şartları yerine getirip getirmediklerini de saptayabilir, buna göre önlem alabilirsiniz.
Kalite Değerlendirme: Satın alma süreçlerinde ürünün veya hizmetin kalitesinin kontrolü oldukça önemlidir. Ürün özelliklerinin veya hizmetin, gerçekten belirtildiği gibi olup olmadığı veya bir farklılığın bulunup bulunmadığı detaylı bir şekilde incelenmelidir. Malın satın alınmasının ardından kontrol ettiğiniz bir sürecin de beraberinde başlaması gerekir. Müşteri iadeleri, teslimatlarınızla ilgili hatalar ve ilk teslim sırasında kullanılan prosedürlerin karşılaştırması yapılmalıdır. Hasarlı veya bozuk malların örnekleri incelenmeli ve kaliteye ilişkin tüm hususlar, titizlikle not alınmalıdır. Tüm bunların kontrolü, maliyetlerde azalma sağlayacaktır. Bunların yanı sıra müşterilerinizle olan ilişkilerinizi olumsuz etkilemeyecektir.
İletişim: Tedarikçilerle yürütülen ilişkiler, satın alma sürecinde kilit rolündedir. İyi bir tedarikçi, tüm sürecin sorunsuz ilerlemesini sağlayacaktır. Hem şirketinizin iç iletişimi hem de tedarikçilerinizle olan ilişkilerinizi kontrol etmeli ve satın alma denetiminizde iletişim sorunlarının başka nelere sebep olduğunu görebilirsiniz.
Satın alma ve ödeme sürecinde kullanılan belgeler ve iş akışlarının ortaya konulması gerekir. Karşılaşılabilecek hatalar ve problemler için ERP sistemlerinden destek alınabilir. Geliştirilen SAP ve ERP çözümleri, diğer tüm şirket içi birimlerle entegre olarak koordinasyonu da kolaylaştıracaktır. ERP sistemleri ile tedarikçilerle olan ilişkilerinizin kontrolünü elinize alabilir. Onay süreci, satıcının uygunluğu, kalite değerlendirme ve iletişim süreçlerinin kontrolünü daha etkin bir şekilde sağlayabilirsiniz. Sağlanılan bu kolaylık sizi kritik hatalardan alıkoyacaktır. Kontrol ortamını da kontrol etmenizi sağlayacak bir sistem ile verimliliği arttırabilir ve hata payını en aza indirebilirsiniz. Tüm bunların sadece ERP yazılımları ile önlenildiği hatasına da düşülmemelidir. Gelişmiş stratejik planlar ile desteklenen bir proje yönetimi gerçekleştirmek gereklidir. Analizlerin doğru bir şekilde yapılması ve bilginin her zaman erişilebilir olması gereklidir. Satınalma süreçlerinin kontrol edilmesi, büyümenin ve gelişmenin önünü açacaktır.
